Aufgaben

Die Aufgaben sind das erste verfügbare Fenster. Hier finden Sie alle Aktivitäten aus Ihrem Kernsystem, welche auch dort in der Wiedervorlage präsent sind. Also alle Aktivitäten die Ihr Merkmal enthalten, nicht erledigt sind und deren Vorlagedatum fällig ist.

In diesem Fenster können Sie alle offenen Aufgaben bearbeiten, erledigen oder auch an Kollegen delegieren. Auch eingehende E-Mails werden in diesem Bereich angezeigt und können hier bearbeitet werden.

Dieses Fenster teilt sich in zwei Bereiche, einmal die Liste und zum zweiten die Detailansicht. Auf einem Tablet werden immer alle Bereiche auf einem Bildschirm angezeigt. Bei einem Smartphone ist dies, aufgrund des fehlenden Platzes, natürlich nicht möglich. Hier wird zuerst die Listenansicht gezeigt und erst bei der Auswahl einer konkreten Aufgabe wechselt die Ansicht in die Details.

Tablet Ansicht

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Einsicht in Aufgaben von Kollegen

Wie in Ihrem Kernsystem können Sie auch in mobile Einblick in die Aufgaben der Kollegen nehmen. Selbstverständlich greifen auch in mobile alle Einstellungen bezüglich der Rechte, so dass Sie immer nur das sehen können, für das Sie auch die benötigten Rechte haben.

Auch mobile wird kein Kollege Einsicht in z.B. Ihre E-Mails nehmen können, wenn diese nur für Sie sichtbar sind.

Klicken Sie dazu einfach im oberen Bereich auf die graue Leiste mit Ihrem Namen. In der sich öffnenden Auswahlbox können Sie nun sich selbst abwählen und den Kollegen auswählen, dessen Aufgaben Sie sehen möchten. Auch eine Mehrfachauswahl verschiedener Kollegen oder Zentraleingänge ist hier möglich. 

Durch eine Bestätigung auf den Ok Button im oberen rechten Bereich der Auswahlbox wird diese geschlossen und Ihre Auswahl wird geladen. Sie sehen nun die Aufgabenliste der gewählten Kollegen.

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Suche in den Aufgaben

Sie können innerhalb der angezeigten Aufgaben suchen. Dazu geben Sie einfach den gewünschten Suchbegriff in die obere Suchzeile ein und betätigen Sie die Lupe. Danach wird die Liste sofort gefilltert 

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Neuanlage einer Aufgabe 

Zur Neuanlage einer Aufgabe betätigen Sie in der Listenansicht einfach das weiße plus Symbol in der roten Kopfzeile. Daraufhin öffnet sich eine Auswahlliste der Aktivitätenarten aus Ihrem Kernsystem. In dieser Liste wählen Sie die gewünschte aus und die Aufgabe wird sofort erzeugt und angezeigt.

Sie sehen nun eine Aufgabe in der Bearbeitungsansicht und können alle gewünschten Informationen eintragen (weitere Informationen hierzu finden Sie unter Bearbeitung einer Aufgabe).

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Bearbeitung einer Aufgabe

Um eine Aufgabe zu bearbeiten wird diese ausgewählt in der Listenansicht. In der Detailansicht kann dann oben rechts in der Headline der weiße Stift ausgewählt werden, um den Bearbeitungsmodus zu starten.

Nach der Auswahl wird sich die Detailansicht verändern und alle Felder sind nun editierbar. Abhängig vom entsprechenden Feld ist eine Eingabe neuer Werte möglich.

Die Headline verändert sich ebenfalls im Bearbeitungsmodus und zwei neue weiße Funktionen erscheinen in der Headline. Links finden Sie ein weißes X zum abbrechen der Änderung und rechts steht ein weißer Ok Knopf. Mit diesem können Sie alle gemachten Änderungen speichern.

Nach dem verlassen der Bearbeitungsansicht wechselt mobile automatisch wieder zur Detailansicht mit den geänderten Daten.

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Anhänge hinzufügen

Jeder Aufgabe können Anhänge hinzugefügt werden. Dazu gehen Sie in der Aufgabe unter die Notiz zum Block Anhänge. Dort klicken sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Danach öffnet sich der Auswahldialog für Dateien. Dieser ist Abhängig von Ihrem Gerät auf dem mobile aktuell genutzt wirst. Er unterscheidet sich selbstverständlich wenn Sie mobile auf einem Android Gerät oder iPhone nutzen.

Wählen Sie in diesem Dialog die gewünschte Datei aus, welche der Aufgabe hinzugefügt werden soll.

Die Datei wird dann kurz geladen und danach direkt in der Ansicht angezeigt.

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Beziehungen verwalten

Den Block zur Verwaltung der Beziehungen finden Sie gleich untern den Anhängen. Hier können Sie der Aufgabe zwei Adressen und eine Immobilie zuweisen.

Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche "Verwalten". Danach öffnet sich eine neue Ansicht, in welcher Sie die Beziehungen verwalten können.

Klicken Sie hier einfach bei der gewünschten Beziehung auf "hinzufügen" und es öffnet sich ein Auswahldialog für den entsprechenden Bereich. In diesem Suchen Sie den gewünschten Datensatz und wählen diesen aus.

Dies können Sie beliebig oft wiederholen, bis Sie alle gewünschten Beziehungen hergestellt haben. Sollten Sie einmal eine Beziehung ändern wollen können Sie eine vorhandene über das x neben der entsprechenden Beziehung einfach entfernen. Danach ist eine erneute Herstellung einer neuen Beziehung möglich.

In der Headline finden Sie zwei weiße Schaltflächen. Links den zurück und rechts den Ok Knopf. Bestätigen Sie am Ende der Änderungen diese mit einem Klick auf den Ok Knopf.

Die Detailansicht wird erneut geladen und die hinzugefügten oder geänderten Beziehungen werden dort angezeigt.

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E-Mail Funktionalität (ab Version 3.0)

Wenn Sie eine eingehende E-Mail in Ihrer Aufgabenliste haben können Sie diese auch Beantworten oder Weiterleiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltflächen "Antworten" oder "Weiterleiten" in der ersten Box.

Selbstverständlich können Sie auch selber eine neue E-Mail erzeugen, dies ist im Fenster "Menschen" durch einen Klick auf eine hinterlegte E-Mail Adresse möglich oder einfach indem Sie im Fenster "Aufgaben" eine neue Aufgabe anlegen vom Typ ausgehende E-Mail.

In allen Fällen kommen Sie in den Bearbeitungsmodus der Aufgabe und können hier noch einige Daten zur E-Mail eintragen.

Sie können unter "Von" Ihre Versand E-Mail auswählen wenn Sie mehrere E-Mail Konten besitzen sollten. Vorausgewählt ist hier immer Ihr Standard E-Mail Konto.

Im Feld "An" können Sie die Empfänger definieren. Diese können Sie entweder einfach tippen oder durch einen Klick auf das Menschensymbol mit einem Auswahldialog suchen. Sollten Sie die Funktion "Antworten" gewählt haben ist hier natürlich direkt eine E-Mail Adresse vorbelegt.

Der Notizbereich wird direkt mit Ihrer Standardvorlage für E-Mails gefüllt und auch die Signatur wird entsprechend hinzugefügt.

Weitere Einstellungen finden Sie, wenn Sie den Knopf "mehr" in der ersten Box anklicken. Dann zeigt Ihnen das System auch spezieller Felder wie "CC" und "BCC" an.

Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "jetzt senden" die E-Mail verschicken.

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Rechte verwalten (ab Version 3.0)

Sie können in jeder Aufgabe die Zugriffsrechte zu dieser verwalten. Voraussetzung dazu ist, dass Sie selber Schreibrechte auf die Aufgabe haben.

In der Aufgabe gehen Sie bitte bis zum Ende, dort sehen Sie eine abschließende Leiste. Diese zeigt Ihnen an wer den Termin wann angelegt und wer ihn wann zuletzt geändert hat. In der letzten Spalte sehen Sie die eingestellten Rechte für die Aufgabe.

Dies ist im Standard immer das Recht "Für alle", also alle Benutzer können diese Aufgabe voll bearbeiten. Wenn Sie dies ändern möchten klicken Sie auf das rot geschriebene Recht.

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie einige fest definierte Gruppen wie "Für alle" oder "Nur ich" auswählen können. Auch Ihre definierten Rechteschablonen aus dem Kernsystem werden hier angezeigt und können ausgewählt werden. Markieren Sie einfach das Recht was für die aktuelle Aufgabe gelten soll und bestätigen Sie dies mit dem Ok Knopf in der Headline.

Es wird Ihnen nun wieder die Detailansicht angezeigt und die entsprechend ausgewählte Rechtegruppe in der letzten Box angezeigt.

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Weiterleiten Funktion (ab Version 3.1)

In der weiterleiten Funktion werden zwei Funktionen miteinander verbunden zu einer.

Die erste Version des weiterleiten funktionierte nur mit internen Aktivitäten.

In Version zwei soll die Weiterleiten Funktion auch bei E-Mails funktionieren.

Außerdem gibt es nun die Möglichkeit eine E-Mail als Aktivität weiter zu leiten und auch eine Aktivität als E-Mail weiter zu leiten.

Hat man somit zum Beispiel unter Aufgaben eine Aktivität die in geraumer Zeit stattfindet, kann man diese als eine E-Mail an einen Kontakt weiter versenden.

Wählt man nun die Funktion "Weiterleiten", so öffnet sich ein Fenster in dem man in einer Kopfleiste entscheiden kann zwischen Adressen und Kontakten.